Penerapan Sistem Database

PROPOSAL

PENERAPAN SISTEM DATABASE DALAM MENGAKSES INFORMASI DI SMP NEGERI 35 BANDUNG

A.    LATAR BELAKANG

            Dalam kehidupan modernisasi yang semakin berkembang pesat sampai saat ini, Sistem Informasi sangat dibutuhkan dalam semua aspek kehidupan terutama di dalam dunia pendidikan. Semua bidang yang ada dalam kehidupan ini sangat membutuhkan Sistem Informasi diantaranya dalam bidang pelatihan, manajemen, pendidikan dan masih banyak lagi yang pasti akan membutuhkan Sistem Informasi dengan seiring berjalannya waktu. Sistem Informasi yang baik merupakan salah satu tolok ukur dan nilai plus bagi satuan pendidikan atau institusi tertentu.

            Yang akan dibahas disini adalah Sistem Informasi di dalam bidang pendidikan. Sistem Informasi yang semakin canggih, tidak luput dari pengelolaan sistem yang baik sesuai dengan kebutuhannya. Pengelola Sistem Informasi harus bisa mengelola informasi dengan baik agar siapapun yang menjadi penerima informasi dapat menemukan informasi yang dibutuhkannya dengan cara yang praktis dan cepat. Pengelola Sistem Informasi harus bisa menyesuaikan apa yang dia kerjakan dengan apa yang ada pada masa kini dan bisa menerawang seperti apa Sistem Informasi yang akan ada di masa yang akan datang.

            Sekolah Menengah Pertama Negeri (SMPN) 35 Bandung merupakan lembaga pendidikan yang mempunyai pandangan dan tujuan memiliki sistem pengelolaan pendidikan yang efektif dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagaimana tercantum dalam misi SMPN 35 Bandung yang salah satunya yaitu, Meningkatkan hubungan silaturahmi efektif internal dalam perkembangan IPTEKS dan budaya global untuk membangun kesejahteraan bersama. Dimana SMPN 35 ini dapat menjadi salah satu lembaga pendidikan yang dapat berdaya saing di dalam penerapan informasi di dalam bidang Sistem Informasi Pendidikannya.

            Setelah melakukan penelitian di sekolah tersebut, penyusun berkenan membuat suatu pengajuan penerapan sistem informasi pendidikan dalam mengakses informasi berlandaskan praktikum yang telah kami laksanakan dalam program perkuliahan di semester IV ini dengan melakukan pengelolaan data melalui sistem database.

            Latar belakang dibuatnya rancangan sistem database ini adalah untuk memperlihatkan bagaimana di dalam era budaya globalisasi agar sekolah sebagai lembaga pendidikan dapat mengelola data dan menginformasikannya sesuai kebutuhan para konsumen pendidikan.

B.    TINJAUAN TEORITIS

Sistem

            Menurut Fat pengertian sistem adalah sebagai berikut :“Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian–bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (Unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif”.

            Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2005: 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

            Pengertian Sistem Menurut Murdick, R.G, (1991 : 27) Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

            Definisi Sistem Menurut Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo (1984: 78) “Suatu sistem adalah sekumpulan objek yang mencakup hubungan fungsional antara tiap-tiap objek dan hubungan antara ciri tiap objek, dan yang secara keseluruhan merupakan suatu kesatuan secara fungsional.”

            Dengan demikian sistem merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki keterkaitan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai suatu tujuan dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit.

Database

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS).

            Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya.

            Menurut Stephens dan Plew (2000), database adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan database, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam database menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan ke dalam database, dimodifikasi, dan dihapus.

            Menurut Silberschatz, dkk. (2002), mendefinisikan database sebagai kumpulan data berisi informasi yang sesuai untuk sebuah perusahaan.

Ramakrishnan dan Gehrke (2003), menyatakan database sebagai kumpulan data, umumnya mendeskripsikan aktivitas satu organisasi atau lebih yang berhubungan.

            Menurut Bambang Hariyanto (2004), database adalah kumpulan data (elementer) yang secara logik berkaitan dalam merepresentasikan fenomena atau fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada sistem tertentu. Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.

Informasi

            Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para pegawai tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para pegawai tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.

            Menurut Davis dalam Abdul Kadir (2003: 28) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima (Andri Kristanto, 2003: 6).

Sistem Informasi

            Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

Menurut Mc leod, Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi.

            Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, S.Kom., MM, 2005:36).

            Menurut O’Brien (2005, p5),  Sistem  Informasi   adalah   suatu   kombinasi teratur apapun dari user, hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks dan data communications (jaringan komunikasi), juga database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.

            Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8).

Sistem Basis Data (Database System)

            Sistem Basis Data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan (C.J Date, 1981).

            Sedangkan menurut Dr. Syopiansyah Jaya Putra, (2010). Sistem Basis Data adalah suatu informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu instansi.     

            Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya.

Manajemen Sistem Basis Data (Database Management Systems)

            DBMS adalah kumpulan program yang mengkoordinasikan semua kegiatan yang berhubungan dengan basis data. (ICT Database/-Data Resources Management, Dr. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, 2010).

            Sedangkan menurut Asep Herman Suyanto (2004) Manajemen Sistem Basis Data (Database Management System / DBMS) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemeliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar. DBMS dapat menjadi alternatif penggunaan secara khusus untuk aplikasi, misalnya penyimpanan data dalam penulisan kode aplikasi yang spesifik untuk pengaturannya.

            Database Management System (DBMS) atau Sistem Manajemen Basisdata adalah suatu sistem yang terdiri atas Basis-data dan Perangkat Lunak (Software / program) yang bertujuan untuk efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan basisdata.

            Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) terdiri dari perangkat lunak yang dapat mengatur penyimpanan data. Sehingga memudahkan organisasi untuk memusatkan data, mengelola data secara efisien dan menyediakan akses data bagi program aplikasi.

            Sebuah DBMS mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan struktur penyimpanan database organisasi sosial dan pengguna mereka. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol organisasi pengembangan database yang luas di tangan Database Administrator (DBAs) dan spesialis lain. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dalam cara yang terstruktur.

Manfaat Sistem Database

a)    Mengurangi redundansi

Data yang sama pada beberapa aplikasi cukup disimpan sekali saja.

b)    Menghindarkan inkonsistensi

Karena redundansi berkurang, sehingga umumnya update hanya sekali saja.

c)    Terpeliharanya integritas data

Data tersimpan secara akurat.

d)    Data dapat dipakai bersama-sama

Data yang sama dapat diakses oleh beberapa user pada saat bersamaan.

e)    Memudahkan penerapan standarisasi

Menyangkut keseragaman penyajian data.

f)     Jaminan security

Data hanya dapat diakses oleh yang berhak.

g)    Menyeimbangkan kebutuhan

Dapat ditentukan prioritas suatu operasi, misalnya antara update (mengubah data) dengan retrieval (menampilkan data) didahulukan update.

Tujuan Sistem Database

·         Memudahkan user dalam mendapatkan data

·         Menyediakan tempat untuk penyimpanan data yang relevan

·         Dapat melindungi data dari kerusakan fisik

Keuntungan Pemakaian Sistem Database

·         Terkontrolnya kerangkapan data  dan inkonsistensi

·         Terpeliharanya keselarasan data

·         Data dapat dipakai secara bersama-sama

·         Memudahkan penerapan standarisasi

·         Memudahkan penerapan batasan-batasan pengamanan

·         Terpeliharanya intergritas data

·         Terpeliharanya keseimbangan atas perbedaan kebutuhan data dari setiap aplikasi

·         Program / data independent

Kelemahan Sistem Basis Data

·         Memerlukan tenaga spesialis

·         Kompleks atau rumit

·         Memerlukan tempat yang besar

·         Mahal dalam implementasinya

·         Penanganan proses recovery dan backup sulit

·         Kerusakan pada sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait 

C.   PROBLEMATIKA (Fisibilitas Aplikasi di Lapangan)

            Database merupakan salah satu komponen yang penting di dalam sistem informasi pendidikan, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database sistem. Sistem basis data ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi dalam bidang pendidikan.

            Dalam dunia pendidikan peran basis data merupakan bagian yang sangat penting. Beberapa contoh penggunaannya dalam bidang pendidikan yaitu, dalam aspek perpustakaan, aspek administrasi atau dalam lingkungan akademis pada umumnya. Dalam mengelola perpustakaan perlu adanya sistem database, agar mempermudah mencari suatu dokumen, buku, referensi dan lain sebagainya, maka dengan mencari berdasarkan nama pengarang atau berdasarkan judul buku maka secara otomatis kita akan menemukan lokasi buku yang kita cari. Dalam pengelolaan administrasi, perlu adanya sistem database guna untuk mempermudah memasukkan data. Misalnya, dalam pembayaran SPP dan lain sebagainya.

            Segala jenis kegiatan berorientasi pada nilai guna atau manfaat-manfaat berikut ini :

1)    Nilai guna atau Manfaat untuk pengembangan konsep Sistem Informasi

Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif, menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem yang baru.

Adapun manfaat dari pengembangan konsep sistem informasi adalah :

·         Kecocokan

·         Keluwesan

·         Kejelasan

·         Ketetapan waktu

·         Ketelitian

·         Luas dan lengkap

·         Mudah diperoleh

·         Dapat dibuktikan kebenarannya

·         Dapat diukur kualitas dan kebenarannya

2)    Nilai guna atau Manfaat untuk pengembangan kinerja persekolahan dalam menata Sistem Informasi

Manfaat Sistem Informasi Manajemen bagi sekolah, antara lain :

·         Mempermudah proses penjadwalan,

·         Memperkenalkan dunia IT secara dini kepada siswa,

·         Pengelolaan Kepegawaian akan semakin mudah dan cepat,

·         Informasi alumni, siswa lulus, siswa DO, siswa meninggal dunia akan tercatat data Historynya,

·         Bagian administrasi, Kepala Sekolah akan semakin mudah menyusun rencana jangka pendek, jangka panjang, untuk meningkatkan Mutu Sekolah,

·         Mempermudah proses akumulasi nilai; nilai harian, nilai tengah semester, nilai akhir semester,

·         Pembuatan transkip nilai baik berupa raport maupun print out biasa,

·         Wali kelas dapat mengontrol hasil akademik siswanya secara mudah dan cepat,

·         Laporan Keuangan akan otomatis terbentuk, dan disesuaikan dengan kebutuhan Pembukuan Sekolah,

·         Proses penerimaan siswa baru akan semakin cepat dan akurat,

·         Rangking berdasarkan Nilai, otomatis akan terbentuk,

·         Laporan statistik berdasarkan Nilai, Jenis Kelamin, Umur, Pekerjaan, Orang Tua, Alamat asal akan terbentuk otomatis,

·         Mempermudah proses penyusunan laporan yang diminta oleh pihak Dinas Pendidikan.

3)    Strategi Penerapan Pengembangan Sistem Informasi di Sekolah

·         Adanya pegawai yang bertugas untuk mengelola informasi atau sebagai pengelola website sekolah yang isinya dapat menginformasikan seluruh kegiatan ataupun tentang sekolah itu sendiri.

·         Mempromosikan bahwa sekolah yang sudah bertaraf teknologi akan lebih menguntungkan siswanya dibandingkan sekolah yang masih belum menjadi school net.

·         Menyediakan layanan kepada pengguna informasi agar apa saja informasi yang dibutuhkan bisa didapatkan dengan mudah.

·         Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) sesuai kebutuhan sekolah untuk dapat ditempatkan di bidang yang sesuai dengan minat dan bakatnya, dalam hal ini lebih tepatnya ditempatkan pada pengelola informasi.

·         Membangun hubungan yang harmonis antara pihak sekolah dengan pihak luar untuk dapat menyebarluaskan informasi secara lebih efektif dan efisien.

·         Menyediakan layanan yang tepat dan berkualitas agar publik dapat memberikan nilai yang lebih baik.

·         Mengembangkan teknologi yang selalu dapat melayani kebutuhan siswa.

·         Menginformasikan hasil sistem informasi yang telah terbukti manfaat dan hasilnya.

·         Mendata kembali apa saja yang sekiranya masih harus dilakukan perbaikan.

D.   KESIMPULAN

            Sistem Database adalah suatu sistem penyusunan dan pengelolaan dengan menggunakan komputer yang bertujuan untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi sehingga mampu menyediakan informasi yang diperlukan pemakai informasi untuk  kepentingannya.

            Pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi juga telah merambah di dunia Pendidikan. Pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi diperuntukkan bagi peningkatan kinerja lembaga pendidikan atau akademis dalam upaya untuk meningkatkan sumber daya manusia dan bermanfaat dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengjar. Guru dan pengurus sekolah tidak lagi disibukkan oleh pekerjaan operasional, yang sesungguhnya dapat digantikan oleh komputer.

            Dengan demikian dapat memberikan keuntungan dalam efisiesi waktu dan tenaga. Contohnya dalam sistem penjadwalan yang harus dilakukan setiap awal semester. Biasanya kita membutuhkan waktu lama untuk menyusun penjadwalan. Baik penjadwalan mata pelajaran sekolah, pemesanan hari libur masing-masing guru dalam satu minggu masa mengajar.

            Fungsi dari Teknologi Sistem Informasi adalah untuk menjamin kualitas pendidikan di Indonsia. Pemanfaatan Teknologi Sistem Informasi dalam proses Pendidikan, yaitu dengan sasaran yang secara cermat dipilih, bahan untuk mengajar yang berkualitas, serta metodologi pengajaran yang tepat, mampu mendukung proses pemerataan dan mengurangi kesenjangan antar tiap daerah.